Despliegue dinámico de Excel
Implementar una lista desplegable en Excel es una forma rápida y eficaz de elegir datos predefinidos. En el proceso, puedes ahorrar tiempo de introducir manualmente esos datos en una hoja de cálculo determinada. Las listas desplegables son perfectas para varios propósitos, como la introducción de información en un formulario.
Crear una lista desplegable seleccionando un rango de celdasLa forma más común de crear una lista desplegable en Excel con múltiples selecciones es utilizando un rango, que se basa en el uso de datos de otras celdas.
Paso 1: Elige una columna en la que quieras incluir los datos que se mostrarán en la lista desplegable asociada. Puede ser de la misma hoja de cálculo en la que se ubicará la lista desplegable, pero también puedes utilizar una hoja de cálculo distinta (añade una nueva hoja de cálculo en la parte inferior). Esta última opción, naturalmente, hará que su hoja de cálculo principal tenga un aspecto más ordenado, profesional y menos desordenado.
Crear una lista desplegable introduciendo los datos manualmenteHay varias formas de crear una lista desplegable en Excel. Este método específico es el más sencillo y es particularmente eficaz para un principiante de la hoja de cálculo de Microsoft Excel y para las listas que no requerirán actualizaciones constantes.
Configuración de la lista desplegable de Excel
A. La creación de listas desplegables en las hojas de cálculo es una buena forma de garantizar que sólo se introduzca determinada información en una celda. Por ejemplo, si quiere que el estado de un cliente aparezca en una celda, puede querer que la persona que introduzca la información utilice sólo las abreviaturas postales oficiales de Estados Unidos. Con una lista desplegable de sólo esas abreviaturas, los empleados no podrían introducir “tn”, “Tenn” o cualquier otra cosa además de la abreviatura postal “TN” para un cliente que vive en Tennessee.
El uso de listas desplegables también puede agilizar la introducción de información al tener ya las entradas disponibles. Si tiene celdas en las que sólo debe introducirse información específica, las listas desplegables son una característica valiosa que debe añadirse. Puedes acceder a un libro de Excel aquí y a un vídeo al final de este artículo para crear una lista desplegable.
Para crear una lista desplegable, comience por escribir los elementos que habrá en ella. Introdúcelos en algún lugar de tu libro de trabajo, quizás en una pestaña separada. Asegúrate de que los elementos están en una tabla de Excel. Si no lo están, haz clic en cualquier parte de los datos y pulsa Ctrl+T para convertir el rango en una tabla.
Lista desplegable de Excel con color
Una de las características más útiles de la validación de datos es la posibilidad de crear una lista desplegable que permita a los usuarios seleccionar un valor de una lista predefinida. Pero, ¿cómo hacer que un desplegable responda dinámicamente a otro? En otras palabras, ¿cómo puedes hacer que los valores de una lista desplegable dependan de otro valor de la hoja de cálculo? Sigue leyendo para ver cómo crear listas desplegables dependientes en Excel.
Las listas desplegables permiten a los usuarios seleccionar un valor de una lista predefinida. Esto facilita que los usuarios introduzcan sólo los datos que cumplen los requisitos. Las listas desplegables se implementan como un tipo especial de validación de datos. La pantalla siguiente muestra un ejemplo sencillo. En la columna E, las opciones son Completo, Pendiente o Cancelado, y estos valores se extraen automáticamente del rango G5:G7:
Las listas desplegables son fáciles de crear y utilizar. Pero una vez que empieces a utilizar los menús desplegables en tus hojas de cálculo, te encontrarás inevitablemente con un reto: ¿cómo puedes hacer que los valores de una lista desplegable dependan de los valores de otra? En otras palabras, ¿cómo hacer que una lista desplegable sea dinámica?
Lista desplegable de Excel selección múltiple
Si la lista de entradas de su lista desplegable se encuentra en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, considere la posibilidad de ocultar y proteger esa hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de trabajo, consulte
Comience por hacer una lista de entradas válidas en una hoja, y clasifique o reorganice las entradas para que aparezcan en el orden que desee. A continuación, puede utilizar las entradas como fuente de su lista desplegable de datos. Si la lista no es grande, puedes consultarla fácilmente y escribir las entradas directamente en la herramienta de validación de datos.
