Buzón compartido office 365
Cada empleado obtiene una cuenta de correo electrónico profesional que utiliza para comunicarse con los clientes y los miembros del equipo. La cuenta de correo electrónico garantiza la identidad del remitente y del destinatario. Pero algunas cuentas de correo electrónico no están destinadas a los empleados, pero se utilizan para diferentes propósitos. Puede que conozcas algunas de estas cuentas de correo electrónico como complaint@business.com, info@business.com, contact@business.com, etc.
Todas estas cuentas de correo electrónico reciben una gran cantidad de correos electrónicos, y una sola persona no puede gestionar tal cantidad de correos. Por lo tanto, es necesario que varios usuarios trabajen colectivamente en ellos. En Exchange Server o Exchange Online, estos IDs de correo electrónico compartidos se conocen como buzones compartidos, y varios usuarios pueden recibir y enviar correo electrónico desde los buzones compartidos. La ventaja de utilizar un buzón compartido es que cuando un usuario responde a un correo electrónico específico, el remitente recibirá el mensaje en nombre del buzón compartido y no del buzón del usuario.
El buzón compartido también tiene un calendario compartido donde cada miembro puede introducir sus citas. Así, si quieres tener una reunión con un miembro de tu equipo, puedes consultar el calendario y ver cuándo está libre ese miembro.
¿Cuántos buzones compartidos se pueden crear en Office 365?
Los buzones compartidos son gratuitos y cualquier usuario puede tener acceso completo a un número ilimitado de buzones compartidos, pero cada buzón compartido tiene un límite de almacenamiento de datos de 50 GB. No se puede acceder a un buzón compartido directamente mediante Outlook o Outlook Web App (OWA): primero hay que conceder permisos al buzón compartido.
¿Necesitas una licencia para crear un buzón compartido en Office 365?
Un buzón de correo compartido no requiere una licencia separada, aparte de la licencia de usuario ya incluida para Exchange Online que tiene como parte de su plan empresarial de Microsoft.
¿Qué es un buzón compartido en Office 365?
Los buzones compartidos se utilizan cuando varias personas necesitan acceder al mismo buzón, como una dirección de correo electrónico de información o asistencia de la empresa, la recepción u otra función que pueda ser compartida por varias personas.
Crear un buzón compartido en outlook
En este artículo, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre los buzones compartidos de Office 365: qué significa, cómo usarlo, sus beneficios y cómo conectarlo a tu cuenta de Missive para obtener funciones adicionales.
Uno de los beneficios más significativos de un buzón compartido es su productividad entre los miembros del equipo. Todos los que tienen acceso a esta cuenta de correo electrónico compartido tienen una visión completa de los correos electrónicos entrantes y pueden controlar los hilos sin reenviarlos.
Con un buzón compartido, todo el mundo puede ver toda la cadena de mensajes de correo electrónico y los hilos de conversación, lo que permite una clara transparencia y que no haya que perseguir la información de los compañeros de trabajo, a la vez que se reduce el riesgo de perder un correo electrónico o de responder dos veces.
¿Hay alguien fuera de la oficina durante el día? Otros miembros del equipo pueden seguir respondiendo a los mensajes para mejorar la capacidad de respuesta. Esto puede ayudar a su servicio de atención al cliente, ya que cualquier miembro del equipo puede responder a las consultas más rápidamente.
Cree etiquetas de equipo para organizar mejor su gestión del correo electrónico. Créalas fácilmente desde una conversación o desde la pestaña Etiquetas en la configuración. Incluso puedes personalizar el color o añadir un icono único.
Añadir un buzón compartido a outlook
La diferencia también se aplica durante la conexión del buzón de correo compartido, donde necesita utilizar las credenciales de su cuenta de correo personal para autenticarse, pero elegir/configurar el buzón de correo compartido para conectarse en lugar de su buzón normal.
En caso de que obtengas un mensaje de error “No se puede autenticar”, no se te permite integrar esta cuenta de buzón compartido a través de SMTP y tendrías que ponerte en contacto con el administrador de las cuentas de correo de tu empresa para resolverlo. Visita esta página de soporte de Office 365 para obtener más información.
Si quieres conectar una cuenta con la autenticación de 2 factores habilitada a través de SMTP, tendrás que crear una contraseña específica para la aplicación, como se explica aquí, y utilizarla en su lugar cuando conectes la cuenta de correo para eludir la 2FA.
Límite del buzón compartido de Office 365
La primera opción añadirá el buzón de correo más a efectos de visualización. Podrá leer el correo electrónico desde el buzón compartido, pero cuando quiera enviar un correo electrónico “desde” el buzón compartido, siempre tendrá que hacer clic en el botón “desde” y bajar el buzón de su correo personal al correo del buzón compartido. Además, los correos enviados y eliminados de tu buzón compartido siempre estarán en tus carpetas personales de correos enviados y eliminados.
La segunda opción agregará el buzón para que usted esté “actuando” como este buzón en particular. Si estás en el buzón compartido, por ejemplo, el campo “de” se pondrá automáticamente por defecto en el buzón compartido (sin necesidad de desplegarlo manualmente) y los elementos enviados y eliminados aparecerán en las carpetas de elementos enviados y eliminados del buzón compartido en lugar de en tus carpetas personales de elementos enviados y eliminados.
