Reglas de Outlook
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Utilizando reglas en Microsoft Outlook, puedes aplicar automáticamente acciones predefinidas a los correos electrónicos que coincidan con los criterios especificados en tu cuenta. Esto ayuda a evitar el filtrado manual de tus correos electrónicos y automatiza el proceso por ti. Le mostraremos dos formas diferentes de crear reglas en Outlook.
La otra forma es crear una regla a partir de una plantilla. En este método, usted elige una plantilla para hacer una regla o crea una regla a partir de una plantilla en blanco. Esto le da más opciones en cuanto a lo que quiere hacer con sus correos electrónicos.
Cuando se abra Outlook, busque el correo electrónico que desea utilizar como base. Por ejemplo, queremos enviar todos los correos electrónicos de Zoom a una carpeta específica, así que buscamos un correo electrónico de Zoom. A continuación, haga clic con el botón derecho en este correo electrónico y seleccione Reglas > Crear regla.
¿Cómo puedo hacer que ciertos correos electrónicos vayan directamente a una carpeta en Outlook?
En la pestaña Archivo, seleccione Gestionar reglas y alertas, y en la pestaña Reglas de correo electrónico, seleccione Ejecutar reglas ahora. En el cuadro Ejecutar reglas ahora, en Seleccionar reglas para ejecutar, seleccione la casilla de verificación de cada regla que desee ejecutar. En el cuadro Ejecutar en carpeta, para seleccionar una carpeta diferente, elija Examinar, elija la carpeta y, a continuación, seleccione Aceptar.
¿Qué significa crear una regla en Outlook?
Una regla es una acción que Outlook realiza automáticamente en los mensajes de correo electrónico enviados o recibidos, basándose en las condiciones que usted especifique, como mover todos los mensajes de una persona concreta a una carpeta distinta de la Bandeja de entrada.
Reglas de Outlook 365
Una regla es una acción que Outlook Web App ejecuta automáticamente en los mensajes entrantes o salientes. Por ejemplo, puede crear una regla para mover automáticamente todo el correo electrónico enviado a un grupo del que es miembro a una carpeta específica, o para eliminar todos los mensajes con «¡Gran premio!» en el asunto.
Las reglas se ejecutan de arriba a abajo en el orden en que aparecen en la ventana de reglas. Para cambiar el orden de las reglas, seleccione la regla que desea mover y, a continuación, seleccione la flecha hacia arriba o hacia abajo para mover la regla a la posición que desee en la lista.
Cómo crear carpetas en outlook
La regla más fácil y común de crear es la que permite mover un elemento de un determinado remitente o con ciertas palabras en el asunto a otra carpeta. Puedes crear esta regla directamente desde un mensaje que ya hayas recibido.
En la segunda página del Asistente de Reglas, puedes añadir condiciones adicionales a tu regla. Por ejemplo, puede seleccionar los mensajes enviados por una persona específica que también tengan palabras específicas en el asunto o en el cuerpo del mensaje.
En la cuarta página del Asistente de Reglas, puede añadir cualquier excepción a su regla. Por ejemplo, puede marcar excepto si está marcado como importante para asegurarse de que cualquier mensaje marcado con un nivel de importancia específico no se marque para su seguimiento.
Cuando se aplican las reglas, los recibos de entrega, los recibos de lectura, las respuestas de votación y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Una regla que mueve los mensajes con la palabra «reunión» en el cuadro de Asunto a una carpeta específica, por ejemplo, también mueve todos los recibos de entrega, las respuestas de votación o las Respuestas Automáticas a esa misma carpeta.
Outlook aplica reglas a los correos electrónicos existentes
¿Alguna vez ha creado una campaña de marketing sobre un producto específico? ¿Has tenido alguna vez una conversación importante (oh, esa bandera roja) por correo electrónico con múltiples hilos que necesitas supervisar? ¿Quieres mantener separadas las comunicaciones de un proyecto concreto de tus correos electrónicos de trabajo más generales? Saber cómo configurar reglas en Outlook y crear una carpeta de Outlook para una palabra específica en el asunto de un correo electrónico o en el cuerpo del texto puede ayudar con todo lo anterior.
Con una media de 121 correos electrónicos empresariales enviados y recibidos al día, mantener la bandeja de entrada del correo electrónico bien organizada es una necesidad para las empresas modernas. Clasificar los correos electrónicos según ciertas palabras y colocarlos en una carpeta específica puede ayudar a ello. Junto con otras herramientas como la identificación, el coloreado y la agrupación de elementos asociados en Microsoft Outlook, la creación de una carpeta de correo electrónico y la aplicación de reglas es una de las muchas formas de mantener organizada la bandeja de entrada del correo electrónico.
El uso de reglas en Microsoft Outlook puede ayudarte a mantener tu bandeja de entrada organizada y evitar que pongas esa cara de estrés que pones (¡vamos, sabes que la pones!) al abrir tu bandeja de entrada. Para obtener consejos para reducir el desorden de la bandeja de entrada y aumentar la productividad, consulta nuestro blog.
