Crear regla en outlook para enviar correo a una carpeta

Crear regla en outlook para enviar correo a una carpeta

Outlook aplica reglas a los correos electrónicos existentes

Por lo general, los correos electrónicos enviados en Outlook se almacenan automáticamente en la carpeta Elementos enviados. Pero, como el número de correos electrónicos enviados sigue aumentando, la carpeta Elementos enviados se convierte en un desorden. Por lo tanto, se hace difícil para los usuarios localizar los mensajes deseados. Además, algunos usuarios prefieren mantener los correos electrónicos enviados en una ubicación específica para rastrearlos y acceder a ellos fácilmente.

Para evitar este tipo de situaciones, es aconsejable mover los elementos enviados a una carpeta específica. Como la mayoría de los usuarios no entienden el proceso de trabajo de Outlook completamente, se convierte en un reto para ellos para mover los elementos enviados a una carpeta específica. Por lo tanto, estamos aquí tratando de proporcionar algunas soluciones básicas utilizando la interfaz de Outlook para mover los correos electrónicos enviados en el buzón de Outlook a una carpeta específica de forma automática con el fin de realizar la gestión de datos.

Incluso después de crear una nueva regla, una copia de los correos electrónicos enviados se guardará en la carpeta Elementos enviados, que de nuevo ocupa el espacio allí, pero usted puede borrarlo por sí mismo mediante la desactivación de la opción. Por lo tanto, tendrás que desactivar la opción Guardar copias de los mensajes en la carpeta Elementos enviados. Sigue los siguientes pasos para desactivar esta función:

¿Cómo puedo enviar automáticamente los correos electrónicos a una carpeta en Outlook?

En la pestaña Archivo, seleccione Gestionar reglas y alertas, y en la pestaña Reglas de correo electrónico, seleccione Ejecutar reglas ahora. En el cuadro Ejecutar reglas ahora, en Seleccionar reglas para ejecutar, seleccione la casilla de verificación de cada regla que desee ejecutar. En el cuadro Ejecutar en carpeta, para seleccionar una carpeta diferente, elija Examinar, elija la carpeta y, a continuación, seleccione Aceptar.

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¿Por qué mi regla no funciona en Outlook?

Causas habituales de que las reglas de Outlook no funcionen

Lo más habitual es que los problemas que se indican a continuación acaben rompiendo las reglas de Outlook: Las reglas han superado la cuota establecida para su buzón de correo. El archivo de configuración de envío/recepción está dañado en su dispositivo. Su cuenta POP4 o IMAP está dañada.

Outlook mueve todos los correos del remitente a la carpeta

La regla más fácil y común de crear es la que permite mover un elemento de un determinado remitente o con ciertas palabras en el asunto a otra carpeta. Puedes crear esta regla directamente desde un mensaje que ya hayas recibido.

En la segunda página del Asistente de Reglas, puedes añadir condiciones adicionales a tu regla. Por ejemplo, puede seleccionar los mensajes enviados por una persona específica que también tengan palabras específicas en el asunto o en el cuerpo del mensaje.

En la cuarta página del Asistente de Reglas, puede añadir cualquier excepción a su regla. Por ejemplo, puede marcar excepto si está marcado como importante para asegurarse de que cualquier mensaje marcado con un nivel de importancia específico no se marque para su seguimiento.

Cuando se aplican las reglas, los recibos de entrega, los recibos de lectura, las respuestas de votación y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Una regla que mueve los mensajes con la palabra “reunión” en el cuadro de Asunto a una carpeta específica, por ejemplo, también mueve todos los recibos de entrega, las respuestas de votación o las Respuestas Automáticas a esa misma carpeta.

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Regla de Outlook para copiar el correo electrónico en una carpeta

Microsoft Outlook ofrece a los usuarios una forma de gestionar y organizar su correo electrónico mediante reglas.  Una regla es una condición o acción establecida por el usuario para organizar los mensajes de correo enviados o recibidos por el usuario.  Por ejemplo, se pueden aplicar reglas para guardar los mensajes de una lista de distribución en una carpeta específica o para mover los mensajes con determinadas palabras de asunto a una carpeta.  Este documento explica cómo crear reglas con todas las versiones de Microsoft Outlook:  2003, 2007, 2010 y 2013.

3.    Aparecerá en la pantalla el Asistente para reglas.  La regla puede crearse a partir de una plantilla genérica o de una regla en blanco.  Para crear una regla que coloque los mensajes de alguien en una carpeta determinada, seleccione la primera plantilla que aparece en Manténgase Organizado y haga clic en Siguiente.  En este documento se explica el proceso cuando se utiliza una plantilla.

4.    En el paso 1, seleccione todas las condiciones que se aplican a su regla haciendo clic en las casillas junto a cada condición.  La condición puede ser tan simple como marcar todos los mensajes de alguien, o tan compleja como marcar sólo los mensajes de alguien con una palabra concreta en el asunto.  En el paso 2, haz clic en las palabras subrayadas para especificar las condiciones que seleccionaste en el paso 1.

Outlook guarda automáticamente el correo electrónico en una carpeta

Este artículo describe el proceso de creación de una regla en Outlook.  Por ejemplo, necesitamos separar los mensajes que se están entregando a los alias de correo electrónico de los mensajes entregados a la dirección de correo electrónico principal.  Lea el artículo de la Base de conocimientos sobre ¿Qué son los alias de correo electrónico para un buzón de Exchange? para obtener más información sobre las direcciones de correo electrónico adicionales.

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Por ejemplo, tiene la dirección de correo electrónico user@domain.com y el alias info@domain.com asignados a su buzón. Desea separar los mensajes enviados a info@domain.com de los mensajes enviados a user@domain.com. Puede configurar una regla para mover los mensajes enviados al alias a una carpeta separada. Siga las siguientes instrucciones para Outlook o su versión de Outlook Web Access (OWA).

Puede crear diferentes reglas basadas en palabras específicas. Las reglas se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista, la regla que está al principio de la lista se ejecuta primero. Puede cambiar el orden de las reglas utilizando las flechas arriba y abajo.

Ibrahim Villalobos Calvillo

Mi nombre es Ibrahim Villalobos Calvillo, soy ingeniero químico y además llevo un albergue para perros abandonados. Me gustan los animales y lo que más adoro es poder ayudarles.

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