Crear listas desplegables en excel

Crear listas desplegables en excel

Lista desplegable de Excel selección múltiple

Hace un tiempo comenzamos a explorar las capacidades de la Validación de Datos de Excel y aprendimos a crear una simple lista desplegable en Excel basada en una lista separada por comas, un rango de celdas o un rango con nombre.

Hoy vamos a investigar esta función en profundidad y aprenderemos a crear listas desplegables en cascada que muestren las opciones en función del valor seleccionado en el primer desplegable. En otras palabras, haremos una lista de validación de datos de Excel basada en el valor de otra lista.

En primer lugar, escribe las entradas que quieres que aparezcan en las listas desplegables, cada lista en una columna distinta. Por ejemplo, estoy creando una lista desplegable en cascada de exportadores de fruta y la columna A de mi hoja de origen (Fruta) incluye los elementos de la primera lista desplegable y otras 3 columnas enumeran los elementos de las listas desplegables dependientes.

Ahora necesitas crear nombres para tu lista principal y para cada una de las listas dependientes. Puede hacerlo añadiendo un nuevo nombre en la ventana del Gestor de nombres (pestaña Fórmulas > Gestor de nombres > Nuevo) o escribiendo el nombre directamente en el Cuadro de nombres.

Lista desplegable de Excel con color

Una de las características más útiles de la validación de datos es la posibilidad de crear una lista desplegable que permita a los usuarios seleccionar un valor de una lista predefinida.  Pero, ¿cómo hacer que un desplegable responda dinámicamente a otro? En otras palabras, ¿cómo puedes hacer que los valores de una lista desplegable dependan de otro valor de la hoja de cálculo?  Sigue leyendo para ver cómo crear listas desplegables dependientes en Excel.

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Las listas desplegables permiten a los usuarios seleccionar un valor de una lista predefinida. Esto facilita que los usuarios introduzcan sólo los datos que cumplen los requisitos. Las listas desplegables se implementan como un tipo especial de validación de datos. La pantalla siguiente muestra un ejemplo sencillo. En la columna E, las opciones son Completo, Pendiente o Cancelado, y estos valores se extraen automáticamente del rango G5:G7:

Las listas desplegables son fáciles de crear y utilizar. Pero una vez que empieces a utilizar los menús desplegables en tus hojas de cálculo, te encontrarás inevitablemente con un reto: ¿cómo puedes hacer que los valores de una lista desplegable dependan de los valores de otra? En otras palabras, ¿cómo hacer que una lista desplegable sea dinámica?

Excel selecciona de la lista

La forma más sencilla de crear una lista desplegable en Excel es introduciendo la lista manualmente. Esto es ideal para situaciones en las que sólo necesitas una lista desplegable en una sola celda y no necesitas actualizarla con frecuencia.

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Aunque este es el método más rápido para crear una lista desplegable en Excel, también es el más difícil de mantener. Modificar la lista requiere volver a la configuración de validación y actualizar el campo Fuente.

Si se crean muchas listas desplegables de este tipo en Excel, puede llevar mucho trabajo modificarlas. Por eso es importante utilizar este método sólo para celdas individuales, y para listas que no esperes modificar.

2. Repite el proceso anterior para seleccionar la celda y lanzar la ventana de Validación de Datos. 3. Establezca el campo Permitir como Lista. Esta vez, en lugar de escribir cualquier cosa en el campo Fuente, selecciona el icono de la flecha hacia arriba a la derecha de este campo. Esta es la opción de selección de rango que te permite seleccionar el campo del que quieres sacar los elementos de la lista.

3. Verá que la ventana de Validación de Datos se contrae para que pueda ver toda la hoja. 4. Arrastre el puntero del ratón por todo el rango de celdas que incluyen todos los elementos de la lista que desea incluir. Cuando termine de hacer esto, seleccione el icono de la flecha hacia abajo a la derecha del campo de selección. Esto expandirá la ventana de Validación de Datos de nuevo.

Despliegue dinámico de Excel

Si la lista de entradas de su lista desplegable se encuentra en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, considere la posibilidad de ocultar y proteger esa hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de trabajo, consulte

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Comience por hacer una lista de entradas válidas en una hoja, y clasifique o reorganice las entradas para que aparezcan en el orden que desee. A continuación, puede utilizar las entradas como fuente de su lista desplegable de datos. Si la lista no es grande, puedes consultarla fácilmente y escribir las entradas directamente en la herramienta de validación de datos.

Ibrahim Villalobos Calvillo

Mi nombre es Ibrahim Villalobos Calvillo, soy ingeniero químico y además llevo un albergue para perros abandonados. Me gustan los animales y lo que más adoro es poder ayudarles.

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