Formulario Excel – deutsch
Este método utiliza un formulario de entrada sencillo de crear que cualquiera puede hacer y mantener dentro de la hoja de cálculo y no cubre los UserForms que se hacen en VBA y que pueden ser bastante complicados de crear y mantener para los usuarios.
Primero, creamos el formulario donde el usuario introducirá los datos. Puedes pasar mucho o poco tiempo haciendo esto, pero lo más importante es que sea fácil para el usuario entender qué hacer.
También puede bloquear la hoja de trabajo y dejar sólo los 4 campos de entrada blancos desbloqueados si quiere proteger el formulario y puede utilizar la Validación de Datos para asegurarse de que el usuario introduce el tipo de datos correcto.
Hay una serie de otras cosas que puede añadir a la macro para hacer esto un poco más fácil de usar, tales como borrar el formulario cuando una entrada exitosa se ha hecho, mostrando un mensaje de salida que los datos fueron almacenados, ocultando y bloqueando la hoja de trabajo de datos para que un usuario no puede cambiar fácilmente a mano, y más. Pero, lo que le he mostrado aquí es la creación de la funcionalidad central del formulario de entrada y el sistema de almacenamiento. Consiga que esto funcione primero y luego proceda a añadir esas otras características. También cubriré muchas de esas características en otros tutoriales.
Hacer que Excel parezca un formulario
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Para poder utilizar las herramientas que necesitas para crear un formulario en Excel, debes activar la pestaña Desarrollador. Si ya ves esta pestaña, estás un paso adelante y puedes pasar a la siguiente sección. Pero si no es así, a continuación te explicamos cómo mostrar la pestaña Desarrollador.
Como otro ejemplo, insertaremos un par de casillas de verificación para Sí y No. Haz clic en el icono de casilla de verificación de los controles del formulario y dibuja la primera casilla de verificación. Asegúrate de que el tamaño sea lo suficientemente amplio como para acomodar el texto que quieres junto a la casilla de verificación.
Cuando compartas la hoja de cálculo, otras personas podrán utilizar los controles del formulario pero no podrán editarlos ni otros elementos de la hoja que protejas. Si lo intentan, recibirán un mensaje de error informándoles de que la hoja está protegida.
Formularios de Microsoft en Excel
Cuando se trata de introducir información en hojas de cálculo de Excel, la mayoría de la gente lo hace de la manera tradicional: celda por celda, fila por fila. Para que el proceso sea más fácil de usar y requiera menos tiempo, puedes utilizar un formulario especial de entrada de datos. Te ayudará a centrarte en los registros individuales, de uno en uno, sin tener que desplazarte horizontalmente entre las columnas.
¿Cómo suelen rellenar los usuarios las tablas de Excel? Escribiendo los datos directamente en las celdas. A veces, se desplaza hacia arriba para ver los títulos de las columnas y otras veces se desplaza hacia la derecha y luego vuelve al principio de la tabla. Con grandes conjuntos de datos, existe la posibilidad de confundir algo e introducir información en una celda equivocada.
Para facilitar la introducción, puedes pedir a Excel que muestre una fila de información en un práctico cuadro de diálogo. Aquí puedes añadir con precisión nuevos registros, así como actualizar y editar los existentes. También puede configurar la Validación de datos para asegurarse de que sólo se aceptan las entradas que cumplen ciertos criterios.
Aunque la herramienta Formulario existe en todas las versiones de Excel 2007 hasta Excel 365, está oculta por defecto. Por lo tanto, primero hay que hacerla visible añadiendo el botón Desde a la cinta de opciones o a la barra de herramientas de acceso rápido, o a ambas.
Formularios de Excel
Por razones de privacidad, los envíos de formularios no se guardaban por defecto en la nube en el pasado. Para las cuentas Business creadas después del 20 de marzo de 2017, el almacenamiento está ahora habilitado por defecto. Esto no se aplica a las cuentas Pro, para las que el almacenamiento está desactivado por defecto y debe habilitarse para cada formulario si es necesario. Tenga en cuenta que el espacio de almacenamiento disponible con las cuentas Pro es limitado.
Para habilitar los resultados almacenados de los formularios y permitir la elaboración de informes en Excel, visite la pestaña Acciones de envío de la pantalla Detalles del formulario de cada uno de los formularios para los que desee acceder a las respuestas del formulario en línea, como se muestra en el vídeo siguiente.
A continuación, podrá descargar informes de Excel a partir de las respuestas almacenadas de los formularios con unos pocos clics gracias al generador de informes. Los miembros del nivel empresarial también pueden ver las respuestas individuales de los formularios en línea y descargar un informe en PDF.
Para habilitar el almacenamiento de las entradas de los formularios por defecto cuando creas un nuevo formulario, marca Activar el almacenamiento en la nube para todos los nuevos formularios en la pestaña Configuración del generador de formularios. Esta opción solo está disponible en las cuentas Business y está activada por defecto para las cuentas creadas después del 20 de marzo de 2017.
